2. Determinar los pasos necesarios para obtener el resultado, es decir, las tareas que debe realizar para obtener el resultado. ¿Es una tarea, un conjunto de tareas independientes o tareas interrelacionadas que deben realizarse en un orden específico?
3. Al evaluar las formas actuales / existentes de realizar esta tarea, esto le ayudará a identificar las herramientas que se utilizan actualmente.
4. Si es necesario, puede buscar herramientas nuevas, avanzadas o diferentes que se utilizan para realizar las mismas tareas. No es necesario reinventar la rueda, buscar en Internet, hay muchas comunidades virtuales en casi todas las industrias o especializaciones donde los miembros comparten sus experiencias, dan consejos o debaten las nuevas tendencias relacionadas con esta especialización específica. Esto incluye grupos de LinkedIn, capítulos locales, blogs profesionales, instituciones profesionales y educativas en línea, suscripción a boletines y seguimiento de fabricantes o productos en línea.
“La tecnología no es nada. Lo importante es tener fe en las personas, que son básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas . ® Steve JobsPor ejemplo, como me gusta que mi café sea fuerte, me compré una nueva cucharada de café que me ayudará a obtener el mismo sabor de café cada vez, me ahorró un par de segundos porque ahora solo uso una cucharada grande en lugar de agregar dos y media cucharadas pequeñas, nunca puedo confundirme al contar cuántas cucharadas he agregado en la máquina de café y finalmente me facilita dar instrucciones a cualquiera para que me prepare una taza de café (solo use una cucharada en lugar de utilizar dos cucharadas y media de café).
Otro ejemplo es el uso de un nuevo software para convertir documentos de Word a PDF (por supuesto, eso fue hace mucho antes de que se actualice MS Word con la función de guardar cualquier documento en formato PDF). Una de las tareas que solía realizar hace mucho tiempo era preparar cotizaciones de precios para nuestros clientes. Por lo general, las cotizaciones de precios se enviaban en forma impresa a nuestros clientes por el vendedor, a medida que el negocio crecía, teníamos que enviar nuestras cotizaciones de precios electrónicamente. Por tanto, era fundamental enviar las cotizaciones en un formato que no se pueda anular. Durante las primeras semanas, solíamos imprimir el documento y luego escanearlo como archivos PDF o usar la función de pantalla de impresión para guardar el archivo en formato JPEG. No solo fue un proceso que consumió mucho tiempo, también fue un proceso de varios pasos que interrumpió, ya que requirió moverse de una estación de trabajo a otra, donde uno tenía que encontrarse con muchas conversaciones y charlas paralelas. Para mí, esto no parecía estar bien, estaba seguro de que había una mejor manera, y la solución era invertir algo de dinero para comprar un software que pueda convertir directamente documentos de Word a formato de archivo PDF. No solo ahorramos tiempo, sino que también aumentamos la productividad de los empleados al evitar interrupciones interminables y obtuvimos un resultado profesional estándar.
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